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Dateianhänge

Ein Dateianhang ist eine Datei, die einem gebuchten Beleg zugeordnet ist. Dateianhänge werden zusammen mit den Belegdaten in der .eux-Datei gespeichert. Mit dieser Funktion können bspw. elektronisch übermittelte Rechnungen oder eingescannte Kassenzettel gemeinsam mit den Belgdaten in einer einzigen Datei gespeichert werden.

Aktivieren der Funktion "Dateianhänge"

Die Funktion zum Anhängen von Dateien an Belege ist normalerweise deaktiviert. Wenn Sie Dateien an Belege anhängen möchten, aktivieren Sie die Funktion, indem Sie im Hauptmenü das Menü "Einstellungen" und dort den Menüpunkt "Programmeinstellungen..." wählen. Setzen Sie ein Häkchen bei "Dateianhänge an Belege zulassen". Die Funktion steht dann sofort zur Verfügung, wenn sie auf "OK" klicken.

Direkt unterhalb der Einstellung "Dateianhänge an Belege zulassen" finden Sie noch die Einstellung der Warngrenze für die Dateigröße. Ist eine Datei größer als der hier eingestellte Wert, so kann sie nicht direkt an einen Beleg angehängt werden. Statt dessen werden Sie auf die Größe der Datei aufmerksam gemacht und um eine erneute Bestätigung gebeten. Jede an einen Beleg angehängte Datei vergrößert die .eux-Datei, in der alle Daten gespeichert werden. Je größer die .eux-Datei wird, desto länger dauern manche Aktionen im Programm, z.B. das Hinzufügen weiterer Dateianhänge.

Hinzufügen von Dateien beim Eingeben eines Belegs

Sie können bereits beim Eingeben eines neuen Belegs Dateien als Anhang hinzufügen. Klicken Sie dazu im Belegeingabefenster rechts oben auf den Menüpunkt "Dateianhang" und wählen Sie "Hinzufügen...". Sie können dann wie gewohnt eine oder mehrere Dateien auswählen, die Sie an den neuen Beleg anhängen möchten. Dabei wird zunächst nur der Dateiname gespeichert; angehängt werden die ausgewählten Dateien erst bei der Erzeugung des Belegs, d.h. wenn Sie im Belegeingabefenster auf "Speichern + weiter Beleg" oder auf "Speichern + schließen" klicken.

Alternativ können Sie auch eine oder mehrere Dateien aus einem beliebigen Dateimanager auf die Fläche des Belegeingabe-Dialogfensters ziehen (Drag & Drop). Auch markierte Texte können per Drag & Drop hinzugefügt werden; diese werden dann zunächst in temporäre Dateien umgewandelt.

Solange der Beleg noch nicht erzeugt ist, sehen Sie im Menü "Dateianhang", welche Dateien momentan als Dateianhänge vorgesehen sind. Jeder Eintrag im Menü besitzt einen Untermenüpunkt "Löschen", mit dem der Anhang wieder aus der Liste entfernt werden kann. Neben dem Menüpunkt "Dateianhang" steht in Klammern die Anzahl der angehängten Dateien.

Hinzufügen von Dateien bei bereits eingegebenen Belegen

Auch bei bereits eingegebenen Belegen können noch Dateien angehängt werden. Klicken Sie dazu in der Hauptansich (Monats- oder Jahrestabelle) mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Beleg. Nachfolgend erscheint das Kontextmenü, in dem Sie "Dateianhang" und dort den Untermenüpunkt "Hinzufügen..." auswählen. Sie können dann eine oder mehrere Dateien auswählen, die nachfolgend an den Beleg angehängt werden.

Alternativ können Sie auch eine oder mehrere Dateien aus einem beliebigen Dateimanager auf die Tabellenzeile des betreffenden Belegs ziehen (Drag & Drop). Auch markierte Texte können per Drag & Drop hinzugefügt werden; diese werden dann zunächst in temporäre Dateien umgewandelt.

Umgang mit Dateianhängen

Sobald ein Beleg einen oder mehrere Dateianhänge besitzt, werden die angehängten Dateien im Kontextmenü unter "Dateianhang" mit ihrem ursprünglichen Dateinamen aufgeführt. Jeder Dateiname bildet dabei selbst ein Untermenü mit folgenden Menüpunkten:

  • Öffnen beauftragt das Betriebssystem, die angehängte Datei zu öffnen. Dazu muß ein Anwendungsprogramm mit dem jeweiligen Dateityp verknüpft sein.
  • Speichern unter gibt Ihnen die Möglichkeit, einen Ordner auszuwählen und einen Dateinamen anzugeben. Im gewählten Ordner wird dann eine Kopie des Dateianhangs unter dem angegebenen Namen gespeichert.
  • Löschen entfernt den Dateianhang von diesem Beleg und löscht die Datei aus der .eux-Datei.
  • Überprüfen zeigt an, ob sich die Datei seit dem Hinzufügen zum Beleg verändert hat. Dazu wird beim Hinzufügen einer Datei eine Prüfsumme der Datei berechnet. Wird der Menüpunkt "Überprüfen" ausgewählt, wird diese Berechnung erneut ausgeführt - und zwar für die momentan in der .eux-Datei enthaltenen Version der Datei. Beide Berechnungen sollten dieselbe Prüfsumme ergeben. Der Prüfsummenwert wird zur Kontrolle ausgegeben.

Import von Metadaten

Manche Dateien enthalten sogenannte Metadaten. Das sind maschinenlesbare Daten, die über den Inhalt der Datei Auskunft geben. Bestimmte Arten von Metadaten können von Jes ausgewertet und importiert werden; momentan sind das Daten im Format ZUGFeRD.

Der Import geschieht automatisch beim Anhängen einer Datei, die Metadaten enthält. Das ist in der Regel eine elektronische Rechnung im PDF-Format. Wenn Sie im Belegeingabe-Dialog eine solche PDF-Datei anhängen, werden Sie gefragt, ob Sie die Metadaten importieren wollen:

Nachfrage, ob Metadaten importiert werden sollen

Wenn Sie mit "Ja" bestätigen, werden die Daten importiert und Sie können entscheiden, welche der Daten bei der Belegeingabe übernommen werden sollen:

Import von Metadaten

Die ausgewählten Daten werden dann automatisch in die passenden Felder des Belegeingabe-Dialog übernommen. Der automatische Import von Metadaten kann in den Programmeinstellungen abgeschaltet werden.